El Canal Denuncias
En toda organización, las normas hay que cumplirlas
Las normas internas de una empresa tienen como finalidad asegurar el cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés de la organización. Una entidad que se dice sólida, solvente y fiable, debe tener unos protocolos internos de comportamiento que garantice a sus proveedores y clientes que realmente lo es.
El Canal Denuncias
evita la posible discordancia entre lo que la empresa dice de sí misma y
lo que realmente ocurre dentro de ella.
El Canal Denuncias es
una herramienta al servicio de la cultura ética y el buen gobierno en las organizaciones. Los
trabajadores, proveedores o clientes pueden alertar de manera
confidencial y anónima sobre cualquier ilegalidad que se produzca en la empresa.
El Canal Denuncias tiene ventajas evidentes:
- Los
directivos, empleados, clientes y proveedores de la organización pueden
denunciar
irregularidades, actos delictivos o violaciones del código de conducta,
de manera confidencial y anónima, sin riesgo alguno de sufrir
represalias.
- Los órganos de gobierno y dirección tienen mayor conocimienot y control de la realidad de la organización, y pueden tomar decisiones acertadas.
- Contribuye a promover una cultura ética en la empresa. Fomenta entre los trabajadores, clientes y proveedores el aprecio por el cumplimiento normativo.
- Previene conductas fraudulentas o delictivas.
- Genera evidencias para la exención o atenuación de una posible responsabilidad penal en caso de incumplimientos graves.
- Protege reputacionalmente a la empresa o entidad.
Las empresas que implementan un Canal Denuncias son más fiables, y tienen mayor probabilidad de aumentar su cuenta de resultados.
Obligación de implementar un Canal Denuncias
El 17 de diciembre de 2021 terminó el plazo para la transposición de la Directiva 2019/1937 (whistleblowing o canal de denuncias interno), que obliga a las empresas con 50 o más trabajadores a implantar canales de denuncia interna, aunque la misma prevé una ampliación del plazo hasta el 17 de diciembre de 2023 para aquellas entidades del sector privado cuya plantilla comprenda entre 50 y 249 trabajadores.
Conductas denunciables
- Conductas ilegales en el desempeño del trabajo.
- Gestión inadecuada o lucrativa de los recursos de la empresa.
- Robos.
- Acoso laboral o sexual.
- Trato discriminatorio o tráfico de influencias.
- Mal uso de información confidencial.
- Fraudes y corruptelas.
Denuncias anónimas y confidenciales
La ley contempla la opción de formular denuncias anónimas.
El anonimato y la confidencialidad de las denuncias está garantizado.
Es lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en su seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable. Los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información (Ley de Protección de Datos, LO 3/2018, art. 24).
Deben adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que haya puesto los hechos en conocimiento de la empresa o entidad, en caso de que se haya identificado.
Normativa aplicable al Canal Denuncias
El Canal Denuncias debe cumplir con la normativa en materia de protección de datos.
Protocolo del Canal Denuncias
Cada empresa o entidad debe fijar un protocolo adecuado para la gestión, investigación y respuesta de las posibles denuncias que puedan presentarse a través del Canal Denuncias interno.
La empresa o entidad debe implantar un un proceso regulado de las actuaciónes que se realizan desde la recepción de una denuncia hasta que, en su caso, los hechos sean comprobados y la persona denunciada sea sancionada, incluyendo la evaluación posterior de la incidencia y la propuesta de medidas a implantar en la empresa o entidad para mejorar o evitar que se cometan en el futuro nuevas irregularidades.
Gestión del Canal Denuncias
La gestión del Canal Denuncias puede realizarse de manera interna, o de forma externa, con una empresa especializada.
Grupo Compliance ofrece una herramienta eficaz que cumple con la normativa en materia de prevención de delitos y que garantiza la protección al denunciante mediante su anonimato.
El seguimiento de las denuncias lo realiza un órgano independiente de la dirección de la empresa o entidad. Este requisito garantiza la confianza necesaria para su utilización.
Protección del denunciante
Las denuncias deben tener un fundamento de credibilidad y prueba, para evitar denuncias falsas, abusivas o malintencionadas; de esta forma se garantiza que la información incorrecta o engañosa no gozará de protección.
La Directiva (UE) 2019/1937 obliga a aplicar normas que garanticen la protección de los denunciantes de fraudes o corrupción.
Las denuncias no pueden conllevar nunca una penalización o represalia al
denunciante. La confidencialidad y el anonimato están garantizados.
Destrucción de la información
Los datos de los denunciantes son conservados en el Canal Denuncias durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la necesidad o no de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Transcurridos 3 meses desde la denuncia, es eliminada del sistema, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencias del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se da curso sólo pueden constar en el sistema de forma anonimizada. Transcurrido el plazo de 3 meses, aunque el expediente haya sido eliminado del proceso del Canal Denuncias, se podrá seguir gestionando por el órgano al que corresponda, pero ya fuera del propio sistema.