Sistema Interno de Información

Un Canal de Denuncias es un mecanismo integrado en el Sistema Interno de Información que permite a los trabajadores, proveedores, clientes y otras personas físicas o jurídicas relacionadas con la empresa u organización, comunicar o denunciar infracciones cometidas en su seno:

• Conductas irregulares o ilícitas.
• Malas prácticas reales o sospechosas.
• Cualquier violación de las obligaciones de cumplimiento corporativo producidas en el ejercicio de la actividad empresarial.

El Canal de Denuncias sirve para identificar y denunciar irregularidades, malas prácticas o la mala administración de una organización y ayuda a una correcta gestión empresarial.

El Canal de Denuncias de las empresas y organizaciones es una herramienta de comunicación interna a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias de los miembros de la propia empresa, o de otras personas vinculadas a ella (informantes), sobre posibles conductas irregulares o ilícitas de las que puedan haber sido testigos o tengan conocimiento.

Los trabajadores, proveedores o clientes de una empresa u organización pueden alertar de manera confidencial y anónima sobre cualquier ilegalidad que se produzca en ella.

Los directivos, empleados, clientes y proveedores de la organización pueden denunciar irregularidades, actos delictivos o violaciones del código de conducta, de manera confidencial y anónima, sin riesgo alguno de sufrir represalias.

Promover una auténtica cultura ética en las organizaciones, mejorando los procesos y políticas internas. Fomenta entre los trabajadores, clientes y proveedores el aprecio por el cumplimiento normativo.

Permite prevenir y detectar conductas ilícitas, irregulares o fraudulentas.

Garantiza la confidencialidad del denunciante.

Sirve de método disuasoria de conductas irregulares.

Facilita la estrategia de defensa de la organización en caso de enfrentarse a una investigación penal.

Minimiza riesgos económicos y reputacionales derivados de la difusión de conductas irregulares dentro de la organización.

Los órganos de gobierno y dirección tienen mayor conocimiento y control de la realidad de la empresa u organización, y pueden tomar decisiones acertadas.

Es una herramienta de alerta temprana de fraudes, que facilita adoptar decisiones adelantándose a posibles consecuencias perjudiciales para la empresa u organización.

Genera evidencias para la exención o atenuación de una posible responsabilidad penal en caso de incumplimientos graves.

Protege reputacionalmente a la empresa o entidad. Las empresas que implementan un Canal Denuncias son más fiables, y tienen mayor probabilidad de aumentar su cuenta de resultados.

Deben tener un Canal de Denuncias interno:

• Las empresas con 50 o más trabajadores.
• Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
• Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
• Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
• Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
• Empresas que tienen implementado un programa de compliance.
  
• Empresas que tienen implementado un Plan de Igualdad.
  
• Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores.

Las empresas con más de 249 empleados deben tener un canal de denuncias desde junio de 2023. Las empresas con más de 49 empleados y los municipios con menos de 10.000 habitantes tienen de plazo para implementarlo hasta el 1 de diciembre de 2023.

Ser fácilmente accesible.

Garantizar la confidencialidad y el anonimato.

Informar a los trabajadores y sus representantes de su existencia, funcionamiento y objetivos.

Revisar periódicamente de su funcionamiento.

Gestionarlo adecuadamente por el Responsable del Sistema de Información Interno.

Contar con un software idóneo.

Pueden adoptarse soluciones internas, externas o ambas. La solución interna siempre es más cara de desarrollar y mantener. La seguridad de la información puede estar en riesgo. Las soluciones externas pueden ser la solución más eficaz y rentable.

• Centraliza toda la gestión de los casos, la información y la comunicación.
• Clasificación de la denuncia y asignación a grupos de trabajo.
• Acceso restringido a los usuarios autorizados.
• Permite la denuncia anónima y la comunicación bidireccional.
• Registro de auditoría completo (trazabilidad).
• Capacidad de exportación de los casos (reporte en pdf, formato Excel).
• El panel de control proporciona una visión general gráfica de todos los casos del sistema.

La herramienta informática del Canal de Denuncias podrá ser gestionada por el departamento informático de la organización o por un proveedor externo, siempre que garantice la protección de los datos y la conservación inalterable de la información.

La investigación interna deberá ser gestionada por un órgano suficientemente formado, autónomo e independiente (de forma individual o colegiada), siguiendo un procedimiento preestablecido que garantice el derecho a la presunción de inocencia y el derecho de defensa.

Pueden encargarse de la gestión el Director Legal de la organización, la Dirección de Recursos Humanos, el Compliance Officer o Asesores Externos.

La propuesta y ejecución de sanciones derivadas de las investigaciones internas corresponden al personal interno de la organización, previa autorización del órgano de Administración, siempre respetando la normativa vigente.

Recibida una denuncia a través del Canal, el Responsable o el gestor externo del Canal la recepciona y determina si debe ser o no tramitada, según el fundamento y los indicios de que se está cometiendo la irregularidad denunciada.

El Examinador de Denuncias lleva a cabo una evaluación preliminar de las denuncias notificadas a través del Canal de Denuncias. Debe emitir un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en el plazo máximo de 7 días.

El Examinador de Denuncias debe trasladar sus recomendaciones sobre los siguientes pasos a seguir.

El departamento legal o asesor legal externo de la organización deberá: (i) proporcionar al denunciante información clara y accesible sobre otros procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes, así como cualquier procedimiento disponible contra represalias, interno y externo; (ii) informar al denunciado de los hechos denunciados sin revelar la identidad del denunciante.

Si como consecuencia de la evaluación preliminar realizada, la Dirección de la organización estima necesario realizar un análisis más profundo del caso, el Examinador pasa a ocupar un rol de Investigador.

La organización dispone de un plazo máximo de 3 meses para realizar la investigación interna correspondiente para el esclarecimiento de los hechos. Este plazo se puede prorrogar por 3 meses más, en casos de especial complejidad.

Las denuncias presentadas y tramitadas se conservarán en un Libro Registro, garantizando la confidencialidad, que deberá ser accesible a la autoridad judicial en el caso de un procedimiento judicial. Los datos personales que contenga este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un plazo máximo de 10 años.

1.- Recopilación de la información.

• Determinación del alcance de los hechos.
  
• Copia forense de dispositivos electrónicos y mantenimiento de la cadena de custodia.
• Revisión del proceso de recopilación de evidencias digitales.
• Extracción de información clave de las evidencias digitales (data mining) mediante sistemas informáticos que preserven la intimidad del investigado y que incorporen algoritmos de aprendizaje para efectuar búsquedas más eficientes.
• Realización de entrevistas.
• Implicación de expertos sectoriales.
• Obtención de fuentes de información internas e información pública disponible relevante para la investigación.

2.- Análisis de la información.

• Identificación de patrones de conducta sospechosos.
• Identificación del modus operandi.
• Re-evaluación de la estrategia y del alcance de investigación en función de los hallazgos obtenidos.
• Unión de todos los hallazgos y documentos clave para analizar, entender y describir las acciones fraudulentas.
• Auditor para identificar irregularidades contables y evaluación de su impacto en los estados financieros.
• Análisis de posibles ramificaciones de la trama principal y evaluación de una posible involucración de otros especialistas.
• Localización de activos (asset tracing) y Business Intelligence.

3.- Presentación de resultados.

• Comunicación continua con la persona o equipo interno responsable de la investigación.
• Presentación de resultados a la Dirección de la organización.
• Elaboración de informes.
• Identificación de debilidades de control interno, recomendación de controles preventivos y asistencia en su implementación.
• Cuantificación del daño emergente y/o lucro cesante causado por la conducta irregular.
• Elaboración de informes periciales (que puedan ser ratificados en sede judicial cuando sean requeridos).

Contactando con nosotros. Rellene y envíe el formulario que encontrará a continuación.

Implementamos y gestionamos operativamente el Canal de Denuncias.